Cynghorion i Glercod

Rhai cynghorion defnyddiol i Glercod Cyrff Llywodraethu ynghylch cynhyrchu cofnodion a gweithdrefnau mewn cyfarfodydd.

Cofnodion a Chyfarfodydd

Rhaid i gofnodion fod mewn ffont da, clir heb fod yn rhy fach. Cynnwys manylion am y lleoliad, dyddiad ac amser y cyfarfod. Rhaid nodi pob dogfen a gynhyrchir yn glir yn y cofnodion.
Rhaid i gofnodion gynnwys rhestr o’r llywodraethwyr sydd wedi anfon eu hymddiheuriadau a dylid nodi os ydy’r corff llywodraethu wedi eu derbyn ai peidio.
Rhaid i’r penawdau yn y cofnodion fod yn glir ac wedi’u tanlinellu. Rhaid i bob pwnc a drafodwyd gael penderfyniad clir (os o gwbl) ac amserlen neu ddyddiad ar gyfer cwblhau’r gwaith.
Dylai fformat y cofnodion adlewyrchu’r pwyntiau a nodwyd yn yr agenda. Cadwch at yr un rhifau eitemau fel ag sydd yn yr agenda fel bod modd olrhain trafodaethau yn hawdd yn y dyfodol. Mae’n ddefnyddiol bod yn gryno hefyd wrth ysgrifennu cofnodion:
– Gosod cefndir cryno i’r mater dan drafodaeth
– Adrodd bod penderfyniad wedi’i wneud a nodi manylion yn briodol
– Amlygu’r farn gyffredinol ynghyd â phynciau pwysig a pherthnasol
– Nodi’r drafodaeth mewn print bras
– Sicrhau eich bod yn cofnodi cwestiynau llywodraethwyr – mae hyn yn dyst i’w rôl herio a chefnogi
– Mae’n well peidio â dweud yn unig bod adroddiad y pennaeth wedi’i nodi neu ei dderbyn, dylai’r clerc gynnwys rhyw lefel o drafodaeth e.e. cwestiynau a godwyd ac unrhyw gamau gweithredu yn codi.
Cyfleu pwyntiau/cofnodion yn glir fel bod llywodraethwyr oedd yn absennol yn gallu dilyn a chyfrannu at y pwnc os oes trafodaeth dilyn i fyny yn digwydd yn y cyfarfod nesaf. Nodi’n glir pwy sydd yn gyfrifol am weithredu unrhyw benderfyniad / pwynt gweithredu. Hysbysu llywodraethwyr. Dylid rhoi dyddiadau cyfarfodydd ymhell o flaen llaw. Mae’n beth da mynd i’r arfer o gynhyrchu calendr blynyddol (Medi – Awst) a’i anfon at y corff llywodraethu ar ddiwedd tymor yr haf.
Gan y gall fod bwlch rhwng cyfarfodydd, bydd cyrff llywodraethu yn aml yn derbyn cofnodion drafft neu grynodeb o gamau gweithredu a phwyntiau trafod yn gymharol gyflym ar ôl pob cyfarfod. Mae hyn yn arfer dda ac yn rhoi trosolwg da i gyrff llywodraethu o’r hyn a drafodwyd ac a gytunwyd yn flaenorol.
Cadwch lyfrgell (copi caled neu ffeil electronig) o’r holl ddalenni a ddosberthir yn ystod cyfarfodydd y tymor, dylai hyn gynnwys pob is gyfarfod yn ystod yr un tymor.
Adeiladwch berthynas waith dda gyda’r corff llywodraethu, eu gwahodd i ddyddiau HMS yr ysgol, dyddiau sgiliau ac yn y blaen (fel bo’n briodol). Mae llywodraethwyr yn gwerthfawrgoi cael gweld mwy o’r ysgol a dysgu rhagor amdani yn hytrach na mynychu cyfarfodydd yn unig. Mae hyn yn gymorth i adeiladu hyder aelodau newydd sydd wedyn yn dod i adnabod staff yr ysgol yn ystod yr ymweliadau hyn. Mae hyn o fudd i’r ysgol ac i’r llywodraethwyr.
Agenda – pethau penodol y cyfarfod yn unig. Gall llywodraethwyr ofyn am ychwanegu eitem i’r rhaglen trwy gysylltu gyda’r Cadeirydd / Clerc. Mae hyn yn sicrhau bod y Clerc / Pennaeth yn ymwybodol o’r drafodaeth cyn y cyfarfod.
Mae’n holl bwysig cadw system ffeilio dda, boed yn gopi caled neu’n electronig!
Cynhyrwch gynllun gweithredu ar ôl y cyfarfod allai edrych fel hyn:

Dyddiad cyfarfod Camau gweithredu cytun Cyfrifoldeb Cynnydd / diweddariad

Cefnogi a Herio

Rydym wedi bod yn gweithio ar gyfres o erthyglau i glercod gyda chynghorion ar sut i baratoi cofnodion a sut i gofnodi herio a chefnogi, y gellir ei ddarganfod yn Adran Clercod ar y wefan.

Hyfforddiant

Cyflwynwch holl fanylion a gwybodaeth am gyrsiau hyfforddi i’r aelodau a chadwch gofrestr wedi’i ddiweddaru o’r holl sesiynau hyfforddi a fynychwyd. Mae hyn yn bwysig iawn oherwydd y gofynion hyfforddiant gorfodol i lywodraethwyr.
Anwytho Llywodraethwyr newydd – gwahodd yr aelod newydd i gyfarfod anwytho yn yr ysgol, fel eu bod yn dod yn gyfarwydd gyda’r ysgol a’i threfniadaeth. Mae gennym wybodaeth allai fod yn ddefnyddiol i lywodraethwyr newydd
Byddai’n ddefnyddiol i glercod fynychu hyfforddiant i lywodraethwyr hefyd. Mae hyn yn sicrhau eu bod yn gwybod beth ydy;r datblygiadua diweddaraf ac fe fydd yn gymorth i gofnodi trafodaethau mewn cyfarfodydd

Cyffredinol

Byddwch mor ymwybodol â phosibl o unrhyw ddatblygiadau yn berthynol i waith y Corff Llywodraethu – cenedlaethol neu lleol – a byddwch yn barod i gynghori aelodau pan fo angen.
Byddwch yn rhagweithiol, gyda’r corff llywodraethu, i sicrhau bod y corff llywodraethu wedi datblygu ac wedi cyfrannu at yr amrediad o sgiliau sy’n creu corff llywodraethu da.

Cyhoeddwyd: 12/09/2014